项目档案管理制度

项目档案管理制度

随着社会一步步向前发展，制度的使用频率呈上升趋势，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编为大家收集的项目档案管理制度，欢迎大家分享。

●档案管理规定

1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件;

(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可;

(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档;

(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。

第九条

项目档案的查阅

(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续;

(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅;

(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由;

(四)项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还;

(五)查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。

第十条

所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。

第十一条

由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。